Am emis un bon fiscal greșit. Cum îl anulez?
Ghid complet – procedura legală explicată pas cu pas
Ai emis un bon fiscal cu o sumă greșită? Ai introdus un produs greșit sau ai emis din greșeală un bon care nu trebuia emis?
Dacă te-ai aflat într-o astfel de situație, nu ești singur. Este una dintre cele mai frecvente întrebări pe care le primim la Bannat Service.
În acest articol îți explicăm:
-
ce spune legea;
-
care sunt cele 4 documente obligatorii;
-
cine trebuie să le întocmească;
-
cum recomandăm noi să procedezi în practică;
-
îți punem la dispoziție modele gratuite pe care le poți adapta firmei tale.
Ce spune legea?
Procedura privind anularea unei operațiuni înregistrate eronat este prevăzută la art. 36 din Normele metodologice de aplicare a OUG nr. 28/1999, aprobate prin HG nr. 479/2003, cu modificările și completările ulterioare.
Articolul prevede că, în cazul unei operațiuni efectuate greșit după emiterea bonului fiscal, trebuie întocmit un dosar care să cuprindă următoarele documente:
1. Sesizarea scrisă a persoanei care a efectuat greșit operațiunea de încasare.
2. Decizia scrisă de aprobare a corectării operațiunii, emisă de administratorul societății sau de persoana desemnată.
3. Copii de pe notele de recepție și constatare de diferențe (NIR) sau alte documente prin care se justifică prețul cu amănuntul al produselor înregistrate eronat.
4. Nota contabilă care reflectă operațiunea efectuată.
Acestea sunt cele patru documente prevăzute de legislație.
Ce înseamnă, pe înțelesul tuturor?
Textul legii poate părea destul de tehnic. Hai să vedem, pe scurt, ce înseamnă fiecare document și cine îl întocmește.
1. Sesizarea operatorului
Este documentul prin care persoana care a emis bonul fiscal recunoaște eroarea și explică ce s-a întâmplat.
Acest document este întocmit de operatorul sau casierul care a emis bonul.
În practică, recomandăm ca la această sesizare să fie capsată și copia bonului fiscal emis greșit.
2. Decizia administratorului
După primirea sesizării, administratorul firmei sau persoana desemnată aprobă efectuarea procedurii de anulare a bonului fiscal.
Această decizie reprezintă documentul prin care conducerea societății confirmă că eroarea este reală și aprobă efectuarea înregistrărilor contabile necesare.
3. Documentele întocmite de contabilitate
Acest punct este, de regulă, responsabilitatea departamentului de contabilitate.
Contabilitatea va atașa documentele prevăzute de lege prin care se justifică prețul corect al produselor sau serviciilor înregistrate eronat.
4. Nota contabilă
Tot contabilitatea întocmește nota contabilă prin care operațiunea este reflectată corect în evidența contabilă a societății.
Cine întocmește aceste documente?
În practică, responsabilitățile sunt împărțite foarte simplu.
| Document | Cine îl întocmește |
|---|---|
| Sesizarea | Operatorul / Casierul |
| Decizia | Administratorul firmei |
| Documentele justificative | Contabilitatea |
| Nota contabilă | Contabilitatea |
Observăm că primele două documente sunt întocmite în cadrul societății, iar ultimele două sunt, în mod normal, responsabilitatea departamentului de contabilitate.
Cum recomandăm noi să procedezi?
Pe baza experienței noastre în domeniul caselor de marcat fiscale, recomandăm următoarea procedură.
Pasul 1 – Operatorul întocmește sesizarea
Imediat după constatarea greșelii, operatorul completează sesizarea prin care explică eroarea.
În această sesizare trebuie să apară:
-
numărul bonului fiscal;
-
data emiterii;
-
valoarea bonului;
-
descrierea erorii;
-
mențiunea că ulterior a fost emis bonul fiscal cu valoarea corectă (dacă este cazul).
Recomandarea Bannat Service este ca bonul fiscal emis greșit să fie capsat de această sesizare, astfel încât documentele să rămână împreună.
Pasul 2 – Administratorul aprobă anularea
Administratorul societății analizează sesizarea și întocmește decizia de aprobare a anulării bonului fiscal.
În această decizie se identifică bonul fiscal și se aprobă efectuarea procedurii prevăzute de lege.
De asemenea, se menționează faptul că raportul zilnic aferent acelei zile va fi înregistrat în contabilitate fără valoarea bonului fiscal emis eronat, respectiv valoarea totală a raportului zilnic diminuată cu valoarea bonului respectiv.
Pasul 3 – Documentele ajung la contabilitate
După aprobarea administratorului, documentele sunt transmise contabilității.
Contabilitatea întocmește documentele prevăzute la art. 36 și efectuează înregistrările contabile necesare.
Pasul 4 – Arhivarea documentelor
Recomandarea Bannat Service este ca sesizarea operatorului, decizia administratorului, copia bonului fiscal și documentele întocmite de contabilitate să fie arhivate împreună cu raportul zilnic (Raportul Z) din ziua în care a fost emis bonul fiscal.
În acest fel, toate documentele referitoare la acea zi pot fi identificate rapid în cazul unui control.
Exemplu practic
Să presupunem că un operator dorește să încaseze 150 lei, însă din greșeală introduce 1.500 lei și emite bonul fiscal.
În această situație:
-
se emite un nou bon fiscal cu valoarea corectă.
-
operatorul întocmește sesizarea prin care explică eroarea;
-
administratorul aprobă anularea bonului fiscal gresit;
-
documentele sunt transmise contabilității;
-
contabilitatea întocmește documentele prevăzute de lege;
Important este faptul că bonul fiscal emis greșit nu se șterge și nu dispare din memoria casei de marcat. Acesta rămâne înregistrat, iar anularea lui se justifică prin documentele întocmite conform legislației.
Greșeli pe care le întâlnim frecvent
În activitatea noastră întâlnim frecvent situații în care comercianții încearcă să rezolve problema pe cont propriu.
Cele mai întâlnite greșeli sunt:
❌ ruperea bonului fiscal și aruncarea acestuia;
❌ păstrarea doar a bonului corect, fără întocmirea documentelor justificative;
❌ lipsa sesizării operatorului;
❌ lipsa aprobării administratorului;
❌ transmiterea incompletă a documentelor către contabilitate;
❌ arhivarea separată a documentelor, astfel încât acestea sunt greu de găsit la un eventual control.
Respectarea procedurii durează doar câteva minute și poate evita foarte multe explicații în cazul unui control fiscal.
Modele realizate de Bannat Service
În continuare îți punem la dispoziție două modele pe care le-am realizat pe baza experienței noastre.
Atenție!
Legislația nu stabilește un model standard pentru documentele de la punctele 1 și 2.
Modelele de mai jos sunt realizate de Bannat Service și conțin informațiile pe care noi le considerăm necesare pentru justificarea unei anulări de bon fiscal.
Acestea pot fi adaptate în funcție de recomandările contabilului sau de procedurile interne ale fiecărei societăți.
Model 1 – Sesizarea operatorului
DESCARCA AICI
CĂTRE CONDUCEREA SOCIETĂȚII
Subsemnatul(a)
în calitate de operator / casier în cadrul societății
vă aduc la cunoștință faptul că am emis în mod eronat următorul bon fiscal:
Număr bon: __________________________
Data: _______________________________
Ora: ________________________________
Valoare: ____________________________
Motivul emiterii eronate este următorul:
(dacă este cazul) După constatarea erorii a fost emis bonul fiscal cu valoarea corectă _______ cu numarul ___________
Prin prezenta solicit aprobarea efectuării procedurii de anulare a bonului fiscal emis eronat.
Anexez copia bonului fiscal.
Data:
Semnătura operatorului:
Model 2 – Decizia administratorului
DESCARCA AICICĂTRE DEPARTAMENTUL DE CONTABILITATE
Subsemnatul(a)
în calitate de administrator / reprezentant legal al societății
analizând sesizarea depusă de operator,
aprob efectuarea procedurii de anulare a bonului fiscal:
Număr bon: __________________________
Data: _______________________________
Valoare: ____________________________
Ca urmare a aprobării prezentei cereri, raportul zilnic aferent datei de __________________ va fi înregistrat în contabilitate fără valoarea bonului fiscal emis eronat, respectiv valoarea totală a raportului zilnic diminuată cu valoarea bonului fiscal menționat mai sus.
Departamentul de contabilitate va întocmi documentele prevăzute de legislația în vigoare și va efectua toate înregistrările contabile necesare.
Prezenta decizie, împreună cu sesizarea operatorului, copia bonului fiscal și documentele justificative, se arhivează împreună cu raportul zilnic aferent zilei în care a fost emis bonul fiscal.
Data:
Administrator,
Checklist rapid
Înainte de a considera procedura finalizată, verifică dacă ai parcurs toți pașii:
☐ Operatorul a întocmit sesizarea.
☐ Copia bonului fiscal este capsată la sesizare.
☐ Administratorul a aprobat anularea bonului fiscal.
☐ Documentele au fost transmise contabilității.
☐ Contabilitatea a întocmit documentele prevăzute de lege.
☐ Toate documentele au fost arhivate împreună cu raportul zilnic.
Întrebări frecvente
Pot anula un bon fiscal direct din casa de marcat?
Nu. După emiterea bonului fiscal, anularea se realizează prin procedura prevăzută de lege și prin documentele justificative prezentate în acest articol.
Dacă bonul este de numai câțiva lei, mai trebuie făcut dosarul?
Da.
Legislația nu face diferență între un bon de 5 lei și unul de 5.000 lei. Procedura este aceeași.
Daca am pierdut bonul gresit ce se poate face?
Daca bonul gresit este pierdut se poate scoate o copie din jurnalul electronic al casei de marcat.
Luati legatura cu unitatea de service ca sa va ajute cu copia bonului.
Cine răspunde de întocmirea notei contabile?
Nota contabilă este întocmită de departamentul de contabilitate sau de contabilul societății.
Concluzie
Emiterea unui bon fiscal greșit nu reprezintă o situație ieșită din comun. Important este ca aceasta să fie tratată corect și documentată conform prevederilor legale.
Respectând procedura prezentată în acest articol și păstrând toate documentele împreună cu raportul zilnic, vei putea justifica foarte ușor operațiunea în cazul unui control.
Dacă ai nevoie de asistență privind utilizarea casei de marcat, programarea articolelor, fiscalizarea sau service-ul aparatului fiscal, echipa Bannat Service îți stă cu plăcere la dispoziție.
